VR:n toimitusjohtajan Mikael Aron assistentti Sanna Oivo on työskennellyt aikoinaan myös lipunmyynnissä. – Kokemus helpottaa myös esimiehen matkavarausten tekoa, hän sanoo.

Tavallista runsaampi junankäyttö on rautatieyhtiön toimitusjohtajalle itsestäänselvyys tietysti ennen kaikkea imagosyistä. Mutta juna on myös käytännöllinen, Aron työhuone kun sijaitsee Helsingin päärautatieaseman siipirakennuksessa.

– Vaikka lentoaika johonkin kohteeseen voikin olla junamatkaa lyhyempi, niin siirtyminen keskustasta lentoasemalle pidentää kokonaisaikaa. Kun esimies pääsee työhuoneesta muutamassa minuutissa junaan, hän usein voittaa aikaa, jos tapaaminen määränpäässäkin on lähellä rautatieasemaa, Oivo summaa.

Vaikuttaja, mutta taustalla

Paljon on maailma ja työnkuva muuttunut siitä, kun Oivo vuonna 1989 tuli VR:lle lipunmyynnin virkailijaksi. Tänään hänen työnsä on 80-prosenttisesti kokousten, palaverien ja liikematkojen järjestelyä. VR:llä hän on ehtinyt 15 assistenttivuoden aikana palvella jo kolmea esimiestä.

– Jo opiskellessani laskentamerkonomiksi tiesin koko ajan, että haluan sihteeriksi tai assistentiksi. Ylimmän johdon assistentin työssä on hohtoa: näet paljon ja kuulet paljon. Haluan olla vaikuttaja, mutta nimenomaan taustavaikuttaja, Oivo sanoo.

Salonkivaunu vain vieraille

Tietysti VR:nkin toimitusjohtajan on pidettävä järki päässä, kun päättää kulkuvälineestä.

– Varaushetkellä edullisin vaihtoehto ei tule välttämättä loppupelissä halvimmaksi, aikakin on rahaa. Venäjällekin matkustaessa katsomme todella tarkkaan, onko junalla menosta oikeasti hyötyä.

Mikael Aro on Oivon arvion mukaan pari päivää kahden viikon välein työmatkalla, usein myös ulkomailla. Matkustaako hän junalla liikkuessaan aina salonkivaunussa?

– Ei todellakaan, Oivo naurahtaa. - Varaan hänelle paikan ihan normaalisti. Joskus, kun on vieraita mukana, saatamme varata salonkivaunun. Mutta sehän on yleisessä myynnissä muutenkin ja hyvin varattu.

Kokouksia ja palavereja järjestäessään Oivo sanoo toimivansa hyvin itsenäisesti. – Kokouspaikkaa varatessani teen eräänlaisen short-listan, jonka näytän esimiehelle. Mutta aika usein olen jo siinä vaiheessa ehtinyt oman valintani tehdä.

VR suosittu kokouspaikka

VR:llä on Helsingin päärautatieasemalla kokouskeskus, joka käsittää auditorion ja 3 neuvotteluhuonetta. – Siitä huolimatta kokoustiloista tuntuu olevan aina puutetta. Tilojamme suosivat myös ulkopuoliset yritykset. Rautatieasemalla on helppo järjestää seminaari, jos väkeä tulee myös maakunnista, Oivo sanoo.

Silloin, kun Oivo tilaa kokouspaikan oman talon ulkopuolelta, hän arvostaa ennen kaikkea toimivaa palvelua. – On tärkeää, että vastapuoli tuntee meidän tavat ja mieltymykset, ettei aikaa mene neuvomiseen.

Myös VR:llä nykyteknologia video- ja puhelinneuvottelujärjestelmineen näyttelee yhä tärkeämpää roolia, varsinkin rutiinikokoukset käydään yhä enemmän niiden välityksellä.

Työhönsä uutta virtaa ja ideoita Oivo saa Euroopan laajuisesta European Management Assistents -yhdistyksestä. – Yhdistyksen jäsenet ovat ylimmän johdon assistentteja. Verkostoituminen on tässäkin työssä ehdoton etu. Käytännön hyötyä ovat esimerkiksi vinkit uusista kokouspaikoista.

KUKA?

Nimi: Sanna Oivo
Ikä: 39 vuotta
Tehtävä: VR-konsernin toimitusjohtaja Mikael Aron assistentti
Kotipaikka: Vantaa, Nikinmäki
Perhe: Aviomies ja mäyräkoira

Sanna Oivo & 5 tärkeintä:

1. Päiväjärjestykseni noudattaa esimiehen tapoja: toiset hoitavat rutiinit aamulla, jotkut iltapäivästä.
2. Verkostoitumalla kollegojen kanssa pysyn ajan tasalla esimerkiksi uusista kokouspaikoista.
3. Työvireyttä pidän yllä harrastamalla liikuntaa.
4. Kokouspaikan valinnassa pitkät kumppanuudet syntyvät ostajan toiveiden tarkasta kuuntelusta.
5. Liikematkojen varauksessa on rautatieyhtiössäkin pidettävä järki päässä: junaa käytetään aina, kun se on kustannustehokasta.

Teksti ja kuva: Timo Kiiski