Finpro tavoittelee jo kansainvälistyneitä tai siitä kiinnostuneita yrityksiä ympäri Suomen. – Tunnelma ja sijainti ratkaisevat pitkälti tapahtumapaikan valinnan, sanoo markkinointipäällikkö Maarit Nevalainen.

Finpron järjestämissä tapahtumissa osallistujamäärä on pääsääntöisesti alle 200 henkeä. – Tilaisuuden viestiä ja sisältöä tukevan tunnelman rinnalla paikan on kuitenkin oltava myös logistisesti järkevä. Meidän pitää pystyä liikuttamaan ihmisjoukkoja vaivattomasti kahvitaukojen, seminaarin ja lounaiden välissä, Nevalainen korostaa.
Esimerkkinä tapahtuman luonnetta tukevasta tilasta Nevalainen mainitsee nykytaiteen museon Kiasman, jossa Finpro järjesti syyskuussa Suomi tulevaisuuden Afrikassa -tapahtuman.
– Kiasmassa oli samanaikaisesti Afrikan nykytaiteen näyttely ja Kiasman keittiö laati tilaisuuden luonteeseen sopivan herkullisen afrikkalaisen menun, joka sisälsi muun muassa prässättyä häränrintaa, mango-chili-salsaa sekä äyriäiscouscousta. Menu oli sikälikin hyvä, että se edusti kattavasti koko Afrikan aluetta yhden tietyn maan sijaan, Nevalainen kehuu.

Maakuntien palvelu monipuolista

Kasvuhaluisia yrityksiä Suomessa löytyy kuitenkin myös pääkaupunkiseudun ja Uudenmaan ulkopuolelta. Jo muutaman vuoden ajan Elinkeinoelämän Keskusliitto on järjestänyt eri puolilla Suomea KiVi-seminaareja, joissa myös Finpro on aktiivisesti mukana. Lyhenne tulee sanoista ’’kilpailukykyä viennistä ja kansainvälistymisestä’’ ja näitä pk-yrityksille suunnattuja tapahtumia on järjestetty niin Turun Logomo-hallissa kuin Rauman hoiva-asumisen monitoimikeskus Villa Jussoilassakin.

Finpron maakuntien tapahtumien ideoimisessa ja sopivien osallistujien kutsumisessa kahdeksalla aluetoimistolla on tärkeä rooli. – Ja maakuntien yrityksiä pyrimme palvelemaan yhä paremmin myös viemällä tapahtumia verkkoon. Videokonferenssilaitteet ovat yhä tärkeämpi osa verkottumista. Mutta yhtä tärkeää on, että tapahtumatila palvelee myös oikeasti kasvokkain tapahtuvaa verkostoitumista.

Seminaarien ja konferenssien suunnittelu alkaa Finprossa jo kuukausia ennen tapahtumapäivää ja kutsutkin pyritään lähettämään kuusi viikkoa aikaisemmin. – Kutsut lähetetään pääsääntöisesti sähköisesti ja kutsu tulee näkyviin myös verkkosivuillemme. Myös seminaarimateriaalit löytyvät tapahtuman jälkeen verkkosivuiltamme, Nevalainen kertoo.

Kiasmasta Korundiin

Jos Finpron tapahtumaan kuuluu tarjoilua, se tulee joko tilan vuokraajan omasta keittiöstä, taikka sitten tilatoimija turvautuu catering-palvelujen tarjoajaan. – Täällä pääkonttorillamme Helsingin Porkkalankadulla, Ilmarisen talossa, tarjoilu tulee Sodexolta ja he myös itsenäisesti laativat menun. Jos tarjoilu kuitenkin täytyy järjestää erityisesti tilaisuuden teemaan sopivaksi, käymme erikseen yhdessä läpi tarjoiluehdotukset ja somistukset.

Tapahtumatilojen kirjo ulottuu Kiasman Afrikka-seminaarista Lapin alueen matkailuyrittäjien tapaamiseen Rovaniemen kulttuurikeskus Korundissa, joka on rakennettu vanhan postiautovarikon tiloihin.

– Yksi yhteinen ominaisuus näillä tiloilla on: niiden on oltava hyvien julkisten kulkuyhteyksien varrella.

• Katso kokonaisuutta, mutta paneudu yksityiskohtiin.
• Selkeät toimintatavat ja prosessit ovat onnistuneen tekemisen perusta.
• Joustavuutta ja pitkäjänteisyyttä tarvitaan, hyvinkin suunnitelluissa kokonaisuuksissa on paljon muuttuvia osia.
• Yhteistyö ja aktiivinen kommunikointi tiimin ja muun organisaation kanssa on tärkeää.
• Säännöllinen liikunta ja ulkoilu antavat potkua haastavimpiinkin tehtäviin.