Kivimäki on ollut TeliaSonerassa 11,5 vuotta. – Aloitin assistenttina lakiasioiden yksikössä ja nyt viimeiset kuusi vuotta olen ollut viestintäyksikössä.

Viestintäjohtajan assistenttina Kivimäki joutuu vastaamaan paljon talon sisältä ja ulkopuolelta tuleviin kyselyihin, viestintäyksikköön tulee paljon kyselyjä esimerkiksi toimittajilta.

Kun konsernin pääkonttori on Tukholmassa, yhtiössä luonnollisesti matkustellaan paljon Suomen ja Ruotsin välillä.

– Meillä on sopimukset Tukholmassa toimivien suurten hotelliketjujen kanssa. Vastaavasti suosimme sopimushotelleja Helsingin keskustassa silloin, kun esimerkiksi joku ruotsalainen TeliaSoneran johtaja tulee Suomeen, Kivimäki kertoo.

Videokokouksia yhä enemmän

Matkustelua pyritään kuitenkin korvaamaan yhä enemmän videoneuvotteluilla.

– Meillä on lisätty videoneuvotteluhuoneita uudella tekniikalla ja meillä on myös Telepresence-videoneuvottelutilat. Telepresence-neuvottelupalvelu mahdollistaa 12 henkilön kokoukset yhden virtuaalisen pöydän äärellä niin, että osallistujat todellisuudessa istuvat kahdessa kuuden hengen erillisessä neuvotteluhuoneessa. Tällä hetkellä meillä on Telepresence-tilat Helsingissä ja Tukholmassa, ja kohta myös Göteborgissa.

Videoneuvottelut säästävät tietenkin paitsi aikaa, myös matkakustannuksia.

– On arvioitu, että videoneuvottelut toisivat 10 prosentin säästöt matkakustannuksiin. Varaan paljon myös puhelinneuvotteluja ja ’’netmeeting’’- kokouksia, Kivimäki kertoo.

Kustannusten ja ajan lisäksi TeliaSonera pyrkii video- ja puhelinneuvotteluilla säästämään myös ympäristöä.

– Telepresence-neuvottelujen osalta olemme laskeneet viime marraskuun käyttöön perustuen, että säästimme noin 40 tonnia hiilidioksidipäästöjä.

Jaana Kivimäen 5 vinkkiä:

1. Laitan omaan sähköiseen kalenteriini muistutukset tärkeistä tehtävistä
2. Kommunikoin ja vaihdan jatkuvasti tietoja oman esimieheni kanssa.
3. Pidän esimieheni sähköisen kalenterin reaaliajassa.
4. Osallistun viestintäyksikön viikkopalavereihin, että tiedän, missä mennään.
5. Seuraan talousuutisia, erityisesti telealan yritysten uutisia.

Monet TeliaSoneran johtoryhmät pitävät valtaosan kokouksistaan Telepresence-videoneuvottelupalvelun kautta. – Oikeasti samassa tilassa he tapaavat vain joka viides kerta, viestintäjohtajan assistentti Jaana Kivimäki kertoo.

Teksti ja kuvat Timo Kiiski