TietoEnatorin Banking & Insurance -yksikön assistentti Arja Jouhki on vapaa-ajallaan Sihteeriyhdistys ry:n aktiiveja.

Harrastuksesta on ollut hyötyä myös työssä, jopa kokouspaikan valinnassa, Jouhki kehuu.
Jouhki on ollut TietoEnatorin palveluksessa 27 vuotta. Hän on nähnyt yhtiön hurjan kasvun 400 työntekijän yrityksestä 17 000 ihmisen maailmanlaajuiseksi konserniksi. Nykyisessä työssään, vakuutus- ja rahoitusyhtiöitä palvelevassa Banking & Insurance -yksikössä hän on ollut viimeiset kymmenen vuotta.

– Toistakymmentä vuotta sitten tein henkilöstöasiainhoitajan töitä, mutta laman tultua henkilöstöä vähennettiin ja jäljelle jäivät sihteerin työt.

Isot kokoustilat kortilla

Työhön kuuluu koulutustilaisuuksien, kokouksien ja matkojen järjestämistä. Jouhkin suurimpia junailuja on kerran vuodessa järjestettävä TietoEnatorin Banking & Insurancen Services and Solutions Finlandin päätapahtuma henkilöstölle, osallistujia on 170–180. Tänä vuonna tilaisuus järjestettiin 1. helmikuuta Paasitornissa Helsingin Hakaniemessä, samassa paikassa kuin viime vuonnakin.

– Paasitorni on hyvä paikka, sen juhlasalin saa rakennettua hyvin tällaisia tilaisuuksia varten. Paasitornin talo on myös kaunis, Jouhki kehuu.

– Minun tehtäväni on tehdä kutsut, pistää ne eteenpäin, vastaanottaa ilmoittautumiset, etsiä luennoitsija ja esiintyjät sekä tilata bussikuljetukset osallistujille. Paikan päällä pitää huolehtia, että kaikki sujuu hyvin.

– Näin iso porukka ei mahdu ihan mihin tahansa. Helsingissä tämän tyyppiset tilat ovat hyvin kysyttyjä, niitä ei löydy helposti, Jouhki sanoo.

Sihteeriys myös harrastus

Myös ulkopuolisen puhujan saaminen voi olla työlästä, koska hyvät puhujat ovat buukattuja vuosiksi eteenpäin. Tänä vuonna puhujaksi löytyi Speakers Forumin kautta yrittäjä Mato Valtonen.

– Alun perin tavoittelimme toista puhujaa. Mutta Mato oli menestys, hänen luennostaan väki jaksoi innostua vielä seuraavallakin viikolla.

Arja Jouhkista tuli neljä vuotta sitten Sihteeriyhdistys ry:n jäsen. Tällä hetkellä hän vetää Helsingin jaoston ohjelmatoimikuntaa.

Harrastuksesta on ollut hyötyä myös työssä. – Järjestämme lähinnä omaan ajankäyttöön ja jaksamiseen, mutta myös kokousten ja matkojen järjestämiseen, liittyvää koulutusta. Yhdistyksen puitteissa tulee myös tutustuttua hyviin seminaari- ja kokouspaikkoihin, Paasitornikin tuli tutuksi Sihteeriyhdistyksen kautta.

Arja Jouhkin 5 vinkkiä:
1. Tietokone on tärkein työkalu, kännykkää käytän vain puheluihin.
2. Yritän saada työt ojennukseen ennen päivän päättymistä.
3. Erotan työn ja vapaa-ajan.
4. Vaihdan ajatuksia kollegoiden kanssa, sihteeriyhdistyksestä saan paljon ideoita.
5. Seuraan ajankohtaisia asioita, niin ulkopuolisen maailman kuin omankin yrityksen.

Lisää Sihteeriyhdistyksestä osoitteessa www.sihteeriyhdistys.fi


TietoEnatorilla liike- ja työmatkat varataan pääasiassa assistenttien kautta. – Mutta esimiehiä myöten, kaikilla on myös valmiudet varata itse matkansa. Matkat suuntautuvat enimmäkseen naapurimaahan Ruotsiin. Meillä on siellä sopimukset suurempien hotellien kanssa, Arja Jouhki sanoo.

Teksti ja kuvat Timo Kiiski