Öljy-yhtiön avainhenkilöiden matkustaessa maailmalla korostuvat niin lentojen kuin hotellienkin turvallisuusseikat, sanoo Neste Oilin johdon assistentti Marika Lipponen.

Marika Lipposella on kolme esimiestä: hän toimii henkilöstöjohtajan, viestintäjohtajan sekä Shipping-toimialan johtajan assistenttina.

– Meillä on sihteeriresursseja jaettu, enää ei yksi sihteeri palvele vain yhtä johtajaa, 11 vuotta Nesteellä työskennellyt Lipponen sanoo.

Nykyisessä tehtävässään hän on ollut vuoden verran, sitä ennen hän toimi muun muassa henkilöstöasioiden parissa HR -koordinaattorina.

Turvayksikkö tarkistaa hotellit

Tärkeä osa Lipposen työtä on esimiesten matkojen järjestäminen. Kohteet vaihtelevat Euroopasta Yhdysvaltoihin, Baltian maihin, Venäjälle, Lähi-itään ja Singaporeen, jonne Neste Oililla on rakenteilla uusiutuvaa dieseliä valmistava tuotantolaitos.

– Matkustussääntömme mukaisesti Area hoitaa lento- ja hotellivarauksemme. Näin pystymme myös yritystasolla seuraamaan, millä volyymilla mihinkin maihin ja hotelleihin matkustetaan, Lipponen sanoo.

Nesteen matkustussääntöihin kuuluu myös lentäminen turistiluokassa.

– Mutta joskus tehdään poikkeuksiakin. Kun muutama vuosi sitten Lontoossa tapahtuivat ne pommi-iskut, turvallisuustasoamme nostettiin ja määrättiin lentämään bisnesluokassa väliaikaisesti, jotta saatiin matkustajien asiointi Heathrown kentällä mahdollisimman sujuvaksi ja turvalliseksi.

Kansainvälistä bisnestä tekevässä öljy-yhtiössä turvallisuusseikat korostuvat kautta linjan.

– Turvallisuusyksikkö seuraa tarkasti maailmantilannetta ja käy mahdollisuuksien mukaan tarkistamassa hotellit etukäteen. Turvallisuusihmisiä yhtiössä on ollut aina, mutta nykyään turvallisuusasioihin on satsattu enemmän ja toiminta on organisoitunutta. Hankalampiin ja eksoottisempiin kohteisiin tutustun itse myös netissä, Lipponen sanoo.

Videoneuvottelut tulevat

Lipponen muistaa senkin ajan 1990-luvulta, kun yrityksen liikematkailu Venäjälle alkoi.

– Muistan kuinka matkailijoille laadittiin ohjeita, miten Venäjällä pitää käyttäytyä. Tänä päivänähän Venäjäkin on muuttunut ja myös matkustajien oman tiedon taso on noussut.

Kun Lipposen esimiehet saavat vieraita ulkomailta, suosii Neste Oil hotelleissa muun muassa Kalastajatorppaa Munkkiniemessä sekä Radisson SAS Otarantaa kivenheiton päässä Espoon Keilarannasta, mutta myös Helsingin keskustan hotelleja.

– Käytämme sopimushotelleja aina kun se on mahdollista.

Vaikka matkustaminen onkin Neste Oililla yhä vilkasta, on yhtiö panostanut myös videoneuvotteluvälineistöön.

– Tosin videoneuvotteluita ei toistaiseksi ole hyödynnetty niin usein kuin puhelinneuvotteluja, Lipponen sanoo.

Marika Lipponen & 5 tärkeää vinkkiä:

• Käytän vain sähköistä kalenteria.
• Saan tärkeitä hotelli- ja ravintolavinkkejä assistentti- ja sihteerikollegoiltani.
• Töissäkin saa ja pitää olla hauskaa – huumoria peliin!
• Jaksaakseni paremmin pidän omasta kunnostani huolta.
• Pidän tehtävien vaihtuvuutta rikkautena.