Marjo Liimatainen on työskennellyt johdon assistenttina jo 20 vuotta. – Sihteerillä on pakko olla aika vahva hoitovietti. Työni on avustaa esimiehiäni heidän työssään, ei heillä ole aikaa askarrella pikkuasioiden kanssa.

Marjo Liimataisen esimies matkustaa lähes viikoittain Venäjälle ja liikkuu myös Venäjän sisällä.

En koskaan tee hänen matkavalmistelujaan rutiininomaisesti, Liimatainen sanoo. Liimataisen esimies Harri-Pekka Kaukonen on Fazer-konsernin varatoimitusjohtaja ja Fazer Venäjän toimitusjohtaja. Kaukosen lisäksi Liimataisen esimiehiä ovat myös konsernin hankintajohtaja Anne Mykkänen ja talousjohtaja Krister Friberg.

Johdon sihteerinä Liimatainen on työskennellyt jo 20 vuotta. Fazerille hän tuli elektroniikan sopimusvalmistaja Elcoteq Networkin palveluksesta.

 – Missä tahansa esimieheni matkustavat, varmistan heidän turvallisen ja joustavan liikkumisensa. Varmistun siitä, että tiedän, missä he milloinkin ovat ja että yhteystiedot kaikkien tilanteiden varalta ovat käsillä, Liimatainen sanoo.

Siksi Liimatainen onkin tavoitettavissa kaikkina vuorokauden aikoina. Myös vapaa-ajallaan perheensä kanssa kotona Vantaan Martinlaaksossa.

Kontrollifriikki

Vaikka Venäjä esimerkiksi paikallisen liikenteen takia onkin oma kulttuurinsa, on Liimatainen työssään välttynyt kommelluksilta.

 –  En jätä mitään olettamusten varaan. Siksi varaan hotellit ja lennot jo hyvissä ajoin etukäteen ja yritän järjestää esimiehieni matkaohjelmat niin, että he ovat varmasti oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Lennot varaan käyttämällä online-järjestelmäämme.

– Työhöni kuuluu myös paikallisten kuljetusten järjestämistä esimerkiksi Venäjällä, lähinnä Pietarissa ja Moskovassa. Paikalliskuljetusten ja junalippujen järjestämisessä saan apua taitavilta paikallisilta kollegoiltani, sillä heidän on helpompi saada sieltä junalippuja kuin minun täältä käsin.

Pietarissa Fazerilla on sopimukset sekä Sokos-hotellien, että paikallisen Corinthia Nevski Palace -hotellin kanssa. – Ydinkeskustassa, Nevski Prospektilla sijaitsevaa Corinthia Nevskiä esimieheni on suosinut jo pitempään.

Fazerin kokoukset, palaverit ja seminaarit pyritään pitämään tiloissa, joissa Fazer Amica vastaa ravintolatoiminnasta. Näitä paikkoja löytyy Helsingissä esimerkiksi Pääpostista ja Messukeskuksesta, Lappeenrannassa Kasinolta sekä Turussa Turun Linnasta.

– Mutta vaihtoehdot kokouspaikoiksi ovat tiukassa, sillä nämä ovat usein varattuja, Liimatainen sanoo.

Olavinlinnan virtuaalitesti

Isompiin tapahtumiin Liimatainen valmistautuu käymällä kokouspaikalla etukäteen henkilökohtaisesti. – Kahtena viimeisenä kesänä yritysjohtomme on vienyt kutsuvieraita Savonlinnan Oopperajuhlille ja nämä ensimmäiset tilaisuudet ovat työllistäneet minua paljon. Siellä olin itsekin paikan päällä ja elimme kollegojeni kanssa ”virtuaalisesti” tilaisuuden moneen kertaan etukäteen.

Ajan, matkakulujen ja myös ympäristön säästämiseksi Fazerillakin suositaan omaa nettineuvottelupalvelua.

– Se mahdollistaa perinteisen puhelinpalvelun laajentamisen niin, että osallistujat voivat reaaliaikaisesti seurata omilta tietokoneiltaan puheenjohtajan koneelta tulevaa esitystä. Näihin neuvotteluihin on mahdollista ottaa mukaan myös Fazerin ulkopuolisia osanottajia. •

Marjo Liimatainen & 5 tärkeintä:

• Tiedän roolini, tehtäväni on ennen kaikkea avustaa esimiehiäni.
• Kokouspaikkojen ja hotellien uutuuksista pysyn perillä netin ja esitteiden avulla.
• Varmistan kokouspaikan toimivuuden käymällä itse paikan päällä.
• Huumori ja oikeanlainen asenne auttaa aina!
• Rehellisyys ja luotettavuus on kaiken a & o.