Tarja Albrecht, 29, on nuoresta iästään huolimatta paljon vartija. Hänen tehtävänsä on pitää rakennusjätti YIT:n liikematkustusasiat ruodussa.

Albrecht tuli virkaansa tasan vuosi sitten. Matkailualalle hän on valmistunut Haaga Instituutista ja ennen YIT:tä hän teki työtä Finnairilla.

– Tiedän, miten matkustetaan ja mitä pitää vaatia. Kun tämä paikka tuli avoimeksi, se tuntui juuri oikealta minulle.

Albrechtin työtä on ylipäätään kaikki YIT:n liikematkustukseen liittyvien kehityshankkeiden eteenpäin vieminen.

– Konkreettisesti tämä tarkoittaa sopimusneuvotteluja lentoyhtiöiden, hotellien ja muiden palveluntuottajien kanssa, opastusta online-matkanvaraustyökalujen käytössä, matkustusraporttien seurantaa ja matkanvaraajien ohjeistusta. Yritämme toisaalta tehdä liikematkustuksen YIT:n väelle mahdollisimman helpoksi, mutta toisaalta myös pitää kulut kurissa.

Halpalennotkin matkatoimistosta

Työ on siksikin haasteellinen, että toisaalta pitäisi matkustaa edullisesti, mutta usein edullisuus tarkoittaa hitautta. Ja varsinkin johtoportaan aika on rahaa.

– Toki halpalentojakin saa varata. Mutta niiden poimiminen omatoimisesti suoraan netistä ei ole sallittua: silloin yrityksessä ei tiedetä, missä väki liikkuu. Jos matkoja ei ole hankittu sovittuja kanavia pitkin, niin ne eivät myöskään päädy esimerkiksi turvallisuusraportointiimme, Albrecht sanoo.

– Mahdolliset halpalennotkin pitää siis varata matkatoimiston tai online varausjärjestelmämme kautta. Jos ostot eivät kirjaudu YIT:lle, minun on vaikea hyödyntää niitä myöskään sopimusneuvotteluissa. Näen kuitenkin järkevämmäksi keskittää ostot isoille ja vakiintuneille toimijoille. Myöhästymisen varalle pienillä lentoyhtiöillä ei ole esimerkiksi isoa laivuetta varakoneita.

Turistiluokassa johtajia myöten

Keskittämisetujen lisäksi matkakuluissa päästään säästöihin myös ostamalla liput ajoissa ja käyttämällä halvempia ja rajoitettuja lippuja. Isojenkin yhtiöiden kanssa tehdyt sopimukset Albrecht kuitenkin tarkistaa vuosittain.

Toistaiseksi tällä alalla on vallalla kulttuuri, jossa halutaan mennä paikan päälle ja tavata kumppani kasvokkain. Luonnollista onkin, että YIT:n matkustuspolitiikassa kustannustehokkuus on tärkeä tekijä.

– Mutta ympäristönäkökulmat sekä virtuaalikokoukset ovat tulossa yhä merkittävämpään rooliin ja näihin panostavat myös palveluntuottajamme, Albrecht sanoo.

YIT:n matkustuspolitiikkaan kuuluu myös lentäminen turistiluokassa, toimitusjohtajaa myöten.

– Vain silloin lennetään bisneksessä, jos muuta ei ole tarjolla.

Aikaisemmin YIT:n liikematkoista noin 60 prosenttia tehtiin kotimaan rajojen sisällä. – Nyt yli 50 prosenttia on ulkomaanlentoja. Toiminnassamme Venäjä, Baltia ja Skandinavia ovat top-kohteitamme ja viime kesänä mukaan tuli vahvasti myös Keski-Eurooppa.

– Venäjän matkustuksessa siirtynemme raideliikenteeseen enemmän sitten, kun yhteydet ja aikataulut paranevat. Toistaiseksi suosituin matkustustapa Venäjälle on lentäminen. Sopimushintoja siihen suuntaan on edelleen vaikea saada, joten kustannussäästöjen kotiuttaminen voidaan toteuttaa edelleen varauskäyttäytymisellä; varataan ajoissa ja mahdollisuuksien mukaan rajoitettuja lippuja. •

Tarja Albrecht & 5 tärkeintä:

• Ole läsnä yrityksen päivittäisessä toiminnassa, jotta tiedät miten ja ketä ohjeistaa.
• Muista kommunikoinnin tärkeys: kuuntele ja tiedota oikeaan aikaan oikeassa paikassa.
• Optimoi ajankäyttösi, työt eivät lopu kesken.
• Pidä kontakteja yllä oman alasi eri osaajien kanssa.
• Työkyvyn ylläpitäminen on arvokasta, joten muista ”pyhittää” vapaapäiväsi.

Travel Manager Tarja Albrechtin tehtävä ei ole helpoimmasta päästä. – Yritämme tehdä liikematkustuksen YIT:n väelle mahdollisimman helpoksi, mutta toisaalta meidän on pidettävä myös kulut kurissa, hän sanoo.