Kun muut yritykset lennättävät väkeään pois kriisialueilta, matkustavat Yleisradion toimittaja ja kuvaaja paikan päälle. Tämä tuo omat haasteensa matkahallinnon päällikölle Tuija Snellmanille.

Tuija Snellman palkittiin European Travel Buyer Award-palkinnolla vuoden 2011 matkahallinnon innovaattorina. Kun yrityksen työntekijät tekevät vuositasolla 20 000 matkaa ja jyvitettävänä on suuri budjetti, on toimivan järjestelmän rakentaminen vaatinut pitkäjänteisen, lähes 10 vuoden työn.

– Ennen Yleisradion toimitalossa Pasilassa matkatoimisto Arealla oli oma toimipisteensä palvelemassa pelkästään yleläisiä. Itsekin tulin alun perin taloon Arean työntekijänä, kehittämään ulkopuolisena ihmisenä Ylen matkahallintoa. Kun talossa oli yli 4000 työntekijää, Arean kannatti pitää sen tiloissa omaa toimistoa: yleläiset kun ostivat lomamatkansakin sen kautta, Snellman muistaa.

Ohjeet myös turvallisuutta

Liikematkailun parissa Snellman on työskennellyt jo 1990-luvun alusta, Yleen hän siirtyi Areasta vuonna 2003.
– Passaamiskulttuurista itsepalvelukulttuuriin siirtymisen perusteleminen väelle oli aikoinaan haasteellista. Nyt työmatka alkaa maailmalle lähtevän toimittajan tai kuvaajan omalta työpöydältä: hän ostaa itse matkalippunsa yhtiön hankintajärjestelmästä, johon työnantaja on määritellyt tarjonnan, kuten esimerkiksi käytössä olevat lentoyhtiöt ja hotellit.

Mobiiliteknologian myötä matkustaja saa kännykkäänsä informaatiota jatkuvalla syötöllä.
– Kun meidän ihminen menee vaikkapa Euroopan yleisradioliittoon, EBUun, Genevessä, hän saa puhelimeensa toimintaohjeet, mistä voi hakea ilmaisen bussilipun ja millä pysäkillä jäädä pois. Välttämällä yhden ihmisen ajelua taksikyydillä säästämme paitsi rahaa, myös ympäristöä, Snellman sanoo.
Haasteellisinta onkin saada väki noudattamaan yhteisiä ohjeistuksia. – Matkojen ja hotellien hoitaminen meidän oman järjestelmän kautta on myös turvallisuuskysymys. Jos jonkun alueen yllä leijuu tuhkapilvi, pystyn kynällä alueen päälle kartalla piirtämällä selvittämään, keitä siellä on meidän yrityksestä.

Kännykkä auki 24 h

Snellmanin oma kännykkä päivystää 24 tuntia vuorokaudessa.
– Jos meidän matkustaja on alueella, josta kännykkääni tulee viitostason hengenvaarasta varoittava viesti, tarkistan henkilökohtaisesti hänelle soittamalla, että kaikki on kunnossa.

Kun Libyassa alkoi kuohua ja kapinalliset nousivat Muammar Gaddafin hallintoa vastaan, Snellmanille soitettiin ja kysyttiin, miten Yle järjestää omat työntekijänsä kaaoksen keskeltä pois.
– Kerroin, että minun työtäni päinvastoin on saada toimittajamme ja kuvaajamme sinne sisään. Yksi haaste oli järjestää myös sinne matkaaville mukaan käteistä, sillä eihän siellä luottokortteja höylätä.

Snellman nukkuu yönsä rauhassa, mutta myöntää miettineensä kauhuskenaariota, jossa tekstiviesti ilmoittaa Ylen väkeä kuljettaneen lentokoneen putoamisesta.
– Maailmalla leijuu myös sellainen mahdollisuus, että yrityksen matkustusasioista vastaavat joutuisivat oikeudellisesti vastuuseen, jos sen maailmalla matkustavalle työntekijälle tapahtuu jotain. Juuri tämän takia on äärettömän tärkeää, että matkustusasiat hoidetaan keskitetysti yhteisestä järjestelmästä ja kaikista liikkeistä jää verkkoon dokumentit.

TUIJA SNELLMAN & 5 tärkeintä:

• Olen rehellinen, asioita on turha lähteä kaunistelemaan.
• Arvostan käytöstapoja: ikävätkin asiat pitää käsitellä toista kunnioittaen.
• Panostan yleissivistykseen: jos tekee työkseen matkustaville toimittajille sääntöjä, pitää myös ymmärtää heidän työtään.
• Huolehdin omasta osaamisestani opiskelemalla sekä verkostoitumalla.
• Delegoin ja organisoin työtäni, en voi tehdä kaikkea itse.