Konferenssit ovat erinomainen paikka hankkia nopeasti uutta tietoa tuotteista, markkinoista ja trendeistä. Tehokkaasti ja suunnitelmallisesti organisoitu konferenssi auttaa kävijöitä oppimaan ja myös näkemään mitä kannattaa hyödyntää konferenssien annista.

1. Pidä netti toimintavarmana
Varmista, että netti on koko konferenssiajan toimintavarma, koska jokainen kävijä elää joka hetki netissä ja haluaa olla jatkuvasti yhteydessä verkkoon. Twitterin käyttäjät ja facebookin päivittäjät edellyttävät konferenssin langattoman lähiverkon käyttömahdollisuutta.
Ratkaisu:
- Järjestä useita langattomia verkkoja jakaen ne eri tiloihin omiksi osoitteiksi.
- Bloggareiden tarvitsemat yhteydet kannattaa varmistaa kaapeliverkon avulla.
- Lehdistölle sekä puhemiehistölle/huoneelle kannatta järjestää omat internet-yhteydet.

2. Latauspisteitä riittävästi
Kannettavien tietokoneiden ja muiden viestintävälineiden akkujen kesto on rajallista. Latauspisteiden riittämättömyys aiheuttaa eri tiloissa dominoefektejä pöytien ja tuolien täyttyessä latauksessa olevista tai odottavista työvälineistä.
Ratkaisu:
- Nimeä etukäteen latauspisteet ja informoi niistä.
- Järjestä eri konferenssihuoneissa/saleissa sähköpisteet jokaisen työpöydän alle, jotta osallistujat voivat ladata tietokoneitaan ym. viestintävälineitään esitysten aikana.
- Mikäli konferenssiin osallistuu ihmisiä eri verkkostandardien alueilta varmista adaptereiden riittävyys konferenssi-infosta, jotta osallistujien ei tarvitse hankkia niitä kaupungilta.

3. Panosta ruokaan ja juomaan
Turha hankkia kriittisiä kommentteja ruoan laadusta, sillä kunnon lounaaseen tehdyt satsaukset ovat varmasti tuottoisia. Toinen ehkä tärkeämpi tarjottu tuote on kahvi. Sitä pitää olla riittävästi, ja riittävän helposti saatavissa, erityisesti aamuisin. Kun tarjoilu toimii, esitykset alkavat aikataulun mukaisesti ilman myöhässä saapuvia osallistujia.

4. Satsaa luennoitsijoihin/esiintyjiin
Seurattavat esitykset valitaan usein esiintyjien mukaan. Kova nimi ei aina merkitse hyvää luennoitsijaa. Koska järjestäjä ei voi tuntea jokaista esitelmöitsijää ja hänen esitystapaansa on tilanne vaativa järjestäjän kannalta. Yritä varmistaa etukäteen esityksen laatu tarjoamalla apua puhujalle mahdollisuuksien mukaan.
Ratkaisu:
- Hanki muutamia hyvin tunnettuja, kovia nimiä esiintyjien joukkoon. Nimiä jotka osallistujat tuntevat/tunnistavat netin kautta.
- Älä pelkää uusia nimiä, joukosta voi löytyä todellisia helmiä, jotka nostavat konferenssin mainetta kävijöiden keskuudessa.
- Älä tee asiantuntijapaneelista liian suuria. Riittävä esiintymisaika nostaa puheenvuorojen tasoa ja lisää mahdollisuuksia antoisaan keskusteluun.

5. Huolehdi mahdollisuudesta verkostoitua
Konferenssien osallistujille on hyvän sisällön lisäksi tärkeää täydentää omaa verkostoaan. ihmiset haluavat tehdä bisnestä tai keskustella kollegojensa kanssa, joita eivät ole tavanneet aikoihin. Varmista mahdollisuus molempiin ohjelmakokonaisuutta suunniteltaessa.
Ratkaisu:
- Ohjelma-aikataulut eivät saa olla liian kireitä, verkostoitumiselle pitää jäädä aina aikaa.
- Luo erityinen alue verkostoitumista varten, nimeä se ja ohjaa vierailijoita käyttämään tilaisuutta hyväkseen.
- Luo verkkoon reaaliaikainen palvelu, josta näkyy kuka on tulossa ja kuka/keitä on mahdollisuus tavata ja milloin. Järjestä hyvä, keskeinen baari ja vinkkaa sen palvelusta. Baari on varmasti koetelluin verkostoitumisalue ja hyvän baarin tarjoilut muistetaan pitkään.