Suuren matkatoimiston johdon assistentin päivärytmi on vaikeammin ennakoitavissa kuin vaikka teollisuudessa toimivien kollegoiden. Lentojen myöhästymiset ja katastrofit voivat pistää kalenterin hetkessä uusiksi.

Mia Rautava toimii Finnmatkoilla koko johtoryhmän assistenttina, mutta pääosin hän avustaa toimitusjohtaja Riitta Vermasta, hoitaen muun muassa hänen matkajärjestelyjään. Lisäksi Rautava vastaa Finnmatkojen sisäisistä myynninaloituskoulutusten, pikkujoulujen ja muiden yhteisten tilaisuuksien järjestämisestä.

– Kokoukset ulkopuolisten yhteistyökumppaneiden kanssa sekä konsernitason yhteispohjoismaiset palaverit pidetään pääsääntöisesti meidän omissa tiloissamme täällä Espoon Leppävaarassa. Jos olemme ulkomailla, niin majoitumme ja pidämme kokoukset aina omissa hotelleissamme.

Puhelinkokoukset yleistyneet

Maailmantilanne, lentämisen kalleus, turvallisuuskysymykset ja kiire ovat vaikuttaneet Finnmatkojenkin kokouskäytäntöihin. – Puhelinkokoukset ovat lisääntyneet. Harkitsemme myös tarkemmin, onko syytä tavata henkilökohtaisesti.

Rautavan mukaan ympäristöystävällisyydestä on tullut kiinteä osa hänenkin työtään.

– Toimistotarvikehankinnoissa kiinnitämme huomiota esimerkiksi kierrätysmateriaaleihin, emme osta kertakäyttötavaroita. Itse myös tulostan harkiten: mietin, tarvitsenko asian paperilla, vai riittääkö sähköinen luettavuus ja arkistointi.

Matkatoimistobisneksessä ulkopuolisen maailman tapahtumilla on suora vaikutus myös johdon assistentin työhön.

– Uskon, että työni poikkeaa esimerkiksi teollisuudessa työskentelevän johdon assistentin työstä. Etenkin, kun nykyään maailmalla tapahtuu koko ajan jotain, joka vaikuttaa meihinkin: esimerkiksi lentojen myöhästymiset, katastrofit ja kulkutaudit. Ulkoisia tekijöitä on niin paljon, ja meidän pitäisi yrittää ennakoida ne, jotta asiakkaamme saisivat nauttia lomasta rauhassa ja turvallisesti.

Tyypillisin Rautavan järjestämä tapahtuma on suuri, oman työpaikan ulkopuolella, henkilökunnalle tarkoitettu tilaisuus. Osallistujien määrä on silloin noin 90 henkilöä.

– Koulutuksen lisäksi on aina jotain ylimääräistä iltaohjelmaa, vähintäänkin hyvä illallinen. Koska ihmisten viihtyminen näissä tilaisuuksissa on tärkeää, on niiden järjestäminen melkeinpä haastavampaa kuin useimmiten saman kaavan mukaan sujuva normaali kokouspäivä, Rautava sanoo.

Mia Rautava saa työstään tapahtumien ja kokousten järjestäjänä säännöllisesti palautteen. – Lähetämme aina tapahtuman jälkeen kyselyn osallistuneille.

Mia Rautavan 5 tärkeintä vinkkiä:

1. Tiedän, mitä yrityksessämme tapahtuu: aistin ilmapiirin ja tunnen ihmiset.
2. Tiedän, mitä esimieheni pitää tietää .
3. Kalenteri on ehdottomasti tärkein työvälineeni.
4. Kaikkiin asiakasviesteihin on vastattava.
5. Seuraan, mitä alallamme yleisesti tapahtuu.

Teksti ja kuvat Timo Kiiski