Esityksen pitäminen

Esisuunnittelu

Esitys koostuu pääasiassa kolmesta peruselementistä: esittäjästä, yleisöstä ja esittäjän työvälineistä. Jos yleisö ja ympäristö eivät ole tuttuja, esisuunnitteluun kannattaa käyttää aikaa. Kannattaa tutustua niin aiheeseen, lukemalla kaikki mitä siitä on kirjoitettu, yllättävistäkin lähteistä löytyy tietoa, kuin myös yleisöön.

Yleisiä ohjeita

Kaikkien esitysten perustarkoituksena on kommunikoida viesti tehokkaasti yleisölle. Tämän aikaansaamiseksi faktat täytyy esittää yksinkertaisesti, lyhyesti ja mielenkiintoisesti. Kuvat toimivat yleensä tässä hyvänä apuvälineenä. Niitä ei kuitenkaan tulisi käyttää tekstin sijaan, vaan sen tukemiseksi. Hyvin kehitetty konsepti ja tehokas käsikirjoitus ovat tärkeimmät elementit missä tahansa esityksessä. Kun konsepti alkaa olla lopullisessa muodossaan, kehitetään visuaaliset elementit sen ympärille.

Tämä ei tarkoita sitä, että AV suunnittelu tulisi jättää viime tinkaan, vaan niitä pitäisi miettiä jo suunnitteluprosessin alkuvaiheessa. Hyvin suunnitellut ja toteutetut kuvat lisäävät esitykseen voimaa. Vaikeasti ymmärrettävät konseptit voidaan nopeasti ja helposti esittää ammattitaitoisesti toteutettujen kuvien kautta.

Esityksen tulisi myös olla viihdyttävä. Ei ole mitään loogista syytä sille miksei myyntilukujen tai talousraporttien esittäminen voisi olla yhtä jännittävää kuin uuden tuotteen esitteleminen.

Muutama huomionarvoinen kohta

1. Tunne aiheesi sekä esitystilanne

Hyvä aiheen tuntemus lisää itsevarmuutta ja auttaa esityksen “myymisessä”. Myös esitystilanteen tunteminen on tarpeellista; onko se muodollinen, epämuodollinen vai keskustelutilanne? Jos et ole varma, kysy järjestäjiltä.

2. Tunne yleisösi

Koostuuko yleisö alan asiantuntijoista vai normaalista yleisöstä? Kuinka paljon yleisöä on odotettavissa? Onko yleisö ystävällismielinen vai ei? Ikä, koulutustaso ja kaikki muut mahdolliset avustavat tiedot.

3. Kehitä teema

Mikä on esityksen päämäärä? Viihdyttää, opettaa vai myydä? Pidä teema mielessä heti alusta alkaen.

4. Valmista käsikirjoitus

Käsikirjoituksen ei täydy olla täydellinen, sen voi tehdä vaikka muistilapuille. Käsikirjoituksessa on aloitus, runko, tiivistelmä ja lopetus.

Aloitus: Luo pohjan sille, mitä on tulossa, antaa esitykselle tarkoituksen. Kannattaa sisällyttää todella lyhyt tiivistelmä tai runko esityksestä.
Runko: Rungossa esitetään aiheen pääasiallinen sisältö. Pitkän esityksen runko tulisi jakaa helpommin sulatettaviin pienempiin osioihin.
Tiivistelmä: Tämän osion pitäisi olla hyvin lyhyt ja yksinkertainen. Tarkoituksena on lähinnä vahvistaa keskeistä teemaa ja esityksen tarkoitusta. Painota lyhyesti pääasioita ja tärkeimpiä ideoita.

Tiivistelmää seuraa usein kysymystuokio. Kannusta yleisöä kysymään ja ole valmis vastaamaan niihin. Jos et tiedä vastausta, ohjaa se jollekin joka tietää, tai ota asia selville ja vastaa siihen myöhemmin, mutta älä missään nimessä vastaa mitään jollet tiedä vastausta. Jos et halua kysymyksiä katso yleisöön ja kysy onko kellään mitään kysyttävää. Tämä siirtää paineen yleisölle.
Lopetus: Hyvässä lopetuksessa otetaan huomioon kysymysten esiin nostamat kohdat ja kaikki materiaali mikä ei ollut tarpeellista jakaa ennen esitystä, jaetaan. Materiaalissa tulisi painottaa esityksen pääkohtia.

5. Valitse oikeat apuvälineet

Esityksestä riippuen näihin saattaa kuulua piirtoheitin, projektori, tietokone, videot, jne.

6. Luo visuaalinen ilme (kalvot)

Jos kaikki edelliset kohdat on tehty huolella, pitäisi tämän olla kohtalaisen helppoa. Tietokoneet ovat tehneet ilmeen suunnittelusta kohtalaisen helppoa.

7. Harjoittele

Harjoittele esitys useamman kerran läpi. Yksin peilin edessä, nauhoita esitys, esitä se kollegoille ja muista myös aloittaa muutama harjoitus esityksen keski- ja loppukohdasta. Näin takaat tasaisen esityksen.

8. Esityspäivänä

Saavu esityspaikalle ajoissa ja valmistele tila esityksesi tarpeisiin. Jos esitys on tietokoneella, ota mukaan varalle piirtoheitinkalvoja. Puhu selkeästi ja auktoriteetilla. Huumori saattaa lieventää tilanteen jännittyneisyyttä. Esityksessä ei tulisi olla yllätyksiä. Pidä huoli, että yleisön kysymyksiin on vastattu ja kiitä yleisöä osallistumisesta.

9. Jälkikäteen

Tarkasta osallistujilta, että viestisi meni perille. Rohkaise osanottajia ottamaan yhteyttä jos joitain kysymyksiä tulee mieleen tai jos he haluavat selvennystä.