Esityksen valmistaminen

Muutamia esityksen valmisteluvinkkejä

1. Aloita valmistautuminen hyvissä ajoin. Kerää aiheeseen liittyvää materiaalia, jopa epätavallisista paikoista.
2. Kirjoita lähestyttävä ongelma selkeästi ylös ja kiinnitä se näkyvään paikkaan.
3. Kehitä teema yhteen selkeään lauseeseen, joka kiinnittää yleisön huomion. Seuraavaksi tunnista kysymykset, joihin aiot vastata.
4. Järjestä kysymykset loogiseen järjestykseen (järjestys saattaa muuttua prosessin aikana) esim. muistilappujen avulla.
5. Vältä listojen käyttämistä. Joku kohta saattaa helposti unohtua.
6. Yleisön huomiokyky laskee esityksen myötä, joten järjestä asiat tärkeimmästä vähemmän tärkeään.
7. Linkitä asiayhteydet toisiinsa; kysymyksillä tai tekemilläsi huomioilla.
8. Käytä lyhyitä lauseita ja yksinkertaisia lauserakenteita.
9. Käy esitys ajoissa kerran läpi ja poista turhat elementit. Mieti järjestystä.
10. Älä oleta, että yleisö tuntee peruskäsitteet, jotka pohjustavat esitystäsi. Selitä ne selkeästi, mutta lyhyesti.
11. Yritä löytää ongelmakohtia tai kysymyksiä, joita yleisö voisi esittää ja vastaa niihin ennen kuin he ehtivät itse ajatella niitä.
12. Mieti mitkä elementit hyötyvät eniten visuaalisista avuista.
13. Käy esitys läpi visuaalisten apujen kanssa ja karsi turhat pois. Tarkista visuaaliset avut kirjoitus- tai asiavirheiden varalta.
14. Mitä aiemmin aloitat työstämään visuaalisia elementtejä, sitä parempia niistä tulee. Älä kuitenkaan viilaa niitä loputtomiin.
15. Jos et ole varma miten välität viestin parhaiten (kalvot, PowerPoint, videot, multimedia, jne.), valitse yksinkertaisin tapa, joka on johdonmukainen esityksen kanssa.
16. Varmista, että valitsemasi teknologia löytyy esiintymispaikalta.
17. HARJOITTELE. Yksin, videolle ja kollegoille. Valitse henkilöitä, jotka tietävät vähän aiheestasi, aidon mielipiteen saamiseksi.
18. Jos aloitat valmistelut ajoissa, ehdit hioa esitystäsi saamasi palautteen pohjalta.
19. Mitä lyhyempi puhe sitä vaikeampi on käydä kaikki materiaali selkeästi ja kokonaisvaltaisesti läpi. Sisällytä vain tärkeimmät asiat esitykseen.

Kehys

Esityksen ensimmäisenä päämääränä on tarjota informaatiota, jonka yleisö muistaa myöhempänä ajankohtana. Tätä varten yleisön mielenkiinto täytyy säilyttää koko esityksen läpi. Yksi tapa on organisoida esitys romaanin tapaan tai luoda ideaverkko. Yleensä materiaalia on liikaa, joten tarpeettomien asioiden poistaminen on välttämätöntä ja taitoa vaativaa puuhaa.

Tärkeitä elementtejä

1. Optimaalinen puhenopeus tieteellisen tekstin esittämiseen on 100 sanaa minuutissa.
2. Avauksen tulisi kiinnittää yleisön mielenkiinnon ja huomion, kuitenkin välttäen kuluneita ilmaisuja (Kiitos, että saan olla täällä…) tai teknisiä ilmaisuja.
3. Aiheiden pitäisi olla linkitettyjä toisiinsa loogisella ja hiotulla tavalla.
4. Vedä yhteen pääasiat joista olet puhunut ja kuinka työsi liittyy esitettyihin asioihin. Auta yleisöä ymmärtämään aihetta kokonaisvaltaisesti.
5. Älä puhu liian pitkään, koskaan! Lyhennä esitystä poistamalla turhia yksityiskohtia, käsitteitä ja tietoa, mutta älä poistamalla sanoja. Jaettavassa materiaalissa voi olla enemmän tietoa. Jätä aina aikaa loppuun kysymysten varalle.
6. Muista, että ei ole mitään järkeä pitää esitystä yleisölle, joka ei kuuntele. Tee kaikkesi, jotta yleisö kiinnostuu esityksestäsi.

Ennen esitystä

1. Ennen esitystä käy esitys läpi vielä kerran. Tarkasta että kaikki tarvittavat tiedot ovat kohdallaan.
2. Mikäli mahdollista, käy esiintymishuone läpi ennen esiintymistä. Tarkasta, että laitteet toimivat ja jos huone on iso tarkista, että mikrofoni toimii. Tarkista, että kaikki välineet ovat paikalla, myös vesi.
3. Älä seiso piirtoheittimen tai pöydän takana, vaan mahdollisimman esteettömällä paikalla ja lähellä yleisöä.
4. Ota rauhallisesti noin 15 – 30 minuuttia ennen esiintymistä.

Esityksen aikana

1. Ota muutama syvä henkäys kun sinut esitellään (älä kuitenkaan huokaile). Kuvittele mielessäsi harjoiteltu aloituslause, älä improvisoi.
2. Kerro tavoitteesi esityksen alussa ja kertaa ne puheen lopuksi.
3. Jollet ole tottunut vitsinkertoja, älä kerro vitsejä. Lopputulos saattaa olla huono.
4. Valitse luonnollinen puhetapa ja –nopeus, elehdi luonnollisesti.
5. Tarkastele käyttäytymistäsi. Älä hypistele, nyi tai naputtele.
6. Ole innostunut, mutta ei liian innostunut.
7. Ota yleisö mukaan katsekontaktilla ja/tai kysymällä heiltä kysymyksiä.
8. Tarkkaile käytettyä aikaa. Älä koskaan ylitä annettua aikaa.
9. Valmistaudu keskeytyksiin (myöhäiset saapujat, paristot loppuvat, lamppu palaa, jne.).
10. Jos valaistusta täytyy himmentää, älä sammuta valoja kokonaan. Älä pidä valoja himmeinä jollei se ole välttämätöntä.
11. Älä pyydä anteeksi mitään esityksesi osaa. Esitys on paras yrityksesi; jos joudut pyytämään anteeksi, et ole tehnyt töitäsi hyvin.
12. Älä kritisoi olosuhteita (matkaa, kaupunkia, tiloja, jne.), se saattaa loukata yleisöä tai järjestäjiä. Muista että olet vieraana.
13. Pyri hyvin valmisteltuun ja mieleenpainuvaan yhteenvetoon.
14. Lopun lähestyessä, vältä kiusausta lisätä vielä muutamia improvisoituja sanoja. Päätä esityksesi hyvin valmisteltuun yhteenvetoon.
15. Ota kunnia työstä joka sinulle kuuluu, mutta anna myös kunnia niille, jotka ovat sinua auttaneet.

Kysymysten käsittely

1. Toista kaikki kysymykset, jotta muutkin kuulevat ne ja jotta väärinymmärryksiltä vältyttäisiin.
2. Ennen kuin vastaat, mieti hetki kysymystä. Jos olet epävarma toista kysymys tai pyydä selvennystä.
3. Odota, että kysyjä pääsee kysymyksensä loppuun ennen kuin aloitat siihen vastaamisen. Johdattele rönsyileviä kysymyksiä oikealle polulle.
4. Jos kysymys esitetään kesken esityksen ja siihen vastaaminen voi poistaa epäselvyyden, vastaa siihen välittömästi.
5. Ohjaa kysymykset, jotka käsittelevät tiettyä yksityiskohtaa esityksen loppuun.
6. Vältä pitkiä keskusteluja yhden henkilön kanssa.
7. Jos et osaa vastata kysymykseen, myönnä se. Ohjaa kysymys jollekin, joka osaa vastata siihen tai selvitä asia ja ota myöhemmin yhteyttä.