Kokouksen aikataulutus

1. 6-12 kuukautta ennen: päätös kokouksesta.

• Päätös osallistujista, myös paikalliset vieraat ja VIPit
• Kartoita monta mahdollista kokouspaikkaa ja -aikaa. Huomioi paikalliset vapaapäivät, lomat, tapahtumat, sääolot sekä mahdolliset muut kokoukset samaan aikaan ko. paikkakunnalla.
• Ota yhteys paikallisiin hotelleihin/konferenssikeskuksiin ja tutustu näiden www-sivustoihin.
• Tutustu potentiaalisiin paikkoihin. Huomioi matka lentokentältä, rautatie- ja linja-autoasemalta ja satamasta, sekä liikenneyhteydet kokouspaikalle, pysäköintitilat – ja alueet.
• Valitse parhaat, tee vertailu ja pyydä tarjous.
• Valitse kokouspaikka tarjousvertailun ja kokouksen tavoitteiden pohjalta.

2. 4-6 kuukautta ennen.

• Informoi mahdollisia osallistujia kokousajasta ja –paikasta kirjeitse tai sähköpostilla. Ilmoittautumislomakkeiden ja rekisteröitymislomakkeiden pitää sisältää yksilöllisten tarpeiden määrittely mm. osallistujien tarve erityisravintoon, mahdolliset allergiat sekä kokousajan sääolosuhteiden asettamat vaatimukset.
• Jalosta kokouksen työjärjestys.
• Vahvista esiintyjät. Lähetä vahvistuskirjeen mukana kokouksen agenda sekä esityksen sisällön toivotut pääasiat.
• Neuvottele ja sovi kohdesopimukset. Mitä enemmän tietoa, sitä helpompi on neuvotella.
• Hotellisopimus: Sovi käytetyt huonetyypit ja varmista niiden varusteiden toimivuus, liikuntarajoitteisten kylpyhuoneet ja – varusteet. Kokoushuoneiden varustus pitää määrittää päivittäisen käyttötarpeen mukaan.
• Neuvottele ja vahvista huonehinnat, kokoushuonevuokrat ja sopimukseen liittyvät mahdolliset ilmaishuoneet ja muut edut.
• Varmista peruutus- ja valituslausekkeet, mitä ja milloin tehdään ja miten erimielisyydet ja valitukset sovitaan.
• Tee tietokanta käytettävistä huoneista, tilattavista ruuista ja aterioiden juomatarjoilusta sekä taukojen aikaisesta tarjoilusta.
• Tarvittavat audiovisuaaliset laitteet pitää luetella sopimuksessa. Päätä pitääkö tilaisuus videoida/nauhoittaa ja miten teknistä apua pitää olla saatavissa kokouksen aikana.
• Määritä kokouksen aikaisen toimistotilan tarve, määritä tarvittavat kommunikaatioyhteydet mukaan lukien internet- ja videoneuvotteluyhteydet.
• Varmista hotellin oheispalvelut ja –laitteet, jotka hotelli tarjoaa osallistujille.

3. Kolme kuukautta ennen

• Suunnittele ja varmista paikalliset kuljetustarpeet; kuka tapaa ja ohjaa kenet ja missä, joukkoliikenneyhteydet, taksiyhteydet, pysäköintitilat kokouspaikalla.
• Varmista onko osallistujien joukossa henkilöitä, jotka tarvitsevat erityiskohtelua/apua.
• Varmista ja sovi esiintyjien ja osallistujien, myös tulkkien, äänentoistolaitteiden langattomien ja siirrettävien mikrofonien sekä simultaanitulkkauslaitteiden tarpeesta.

4. Kaksi kuukautta ennen

• Päätä kokoustilojen muoto. Valitse kokouksen toiminnallisuutta korostava ratkaisu. Faksaa piirros kokouspaikalle. Muista liikuntarajoitteisten tarvitsema lisätila kokouspaikalla.
• Tilaa tarvittavat opasteet, jotka ohjaavat ja varmistavat kokouksen etenemisen sen eri vaiheissa. Tervetulotoivotus, kokous-, johto- ja toimistotilojen opasteet, viestitaulu, ruoka- ja kahvitilojen opasteet.
• Lähetä osallistujille tietopaketti kokouksesta. Osallistumisen edellytykset sekä tiedot kokouspaikasta ja –hotellista. Ilmoittautumisen varmistus kuukautta ennen kokousta.

5. Kuukautta ennen

• Lähetä huonejakolista hotellille. Jos varaukset tehdään suoraan hotelliin, varmista että osallistujat ovat varmasti saaneet tiedon siitä, että heidän pitää tehdä varaus ja varauksen takaraja. Mikäli erityisvaatimuksia esittäville (allergia/liikuntarajoitteisuus) huonemäärä on rajattu, toivo varausta riittävän ajoissa. Lähetä osallistumisesta muistutus, jos aikataulu antaa tähän mahdollisuuden.
• Selvitä osallistujien ja esiintyjien erityistarpeet.
• Varmista maksukäytäntö hotellin/kokouspaikan kanssa. Kuka kuittaa ja mitä, mitä osallistujat maksavat itse.
• Lopullinen päätös ruoka- ja juomatarjoilusta.
• Varmista esiintyjien AV-tarve.
• Huonetarpeen kiinnilyöminen sekä kokoustilojen varustus.
• Muistio kokouspaikan/hotellin avainhenkilöiden yhteystiedoista.
• Tilaa osallistujamateriaalit; nimilaput, muistilehtiöt, kynät ja muut tarvikkeet.

6. Kaksi viikkoa ennen

• Nimilappujen valmistus osallistujille.
• Esiintyjien esittelymateriaalin valmistus.
• Kokoa itsellesi mukaan otettava kokouslaukku, jossa mukana ensiapupakkaus, taskulappu, mitta, laser-osoitin, korkinavaaja, sakset, liima, taulukynät, toimistotarvikkeet, varanimilappuja jne.
• Lähetä kokouksen vaatimat materiaalit/tarvikkeet kokouspaikalle.
• Varmista hotellisopimus ja kokouspaikan AV-varustelu.
• Saatavilla oleva esitysmateriaali jakeluun.

7. Kolme päivää ennen

• Tarvittavat hotelli/kokouspaikkavarmistukset, tarjoilut, ruoka- ja juomavaraukset.
• Hotellissa olevien käytävä- ja aulaopasteiden tietojen oikeellisuus.
• Erityisvaatimuksia esittäneiden osallistujien kohtelun varmistus.
• Yhteys esiintyjiin, onko AV-tarpeissa tapahtunut muutoksia.
• Huonevarauslistan läpikäynti, ennakkoilmoittautumisten läpikäynti.
• Tarkista VIP-tilat.
• Koordinoi tulomuodollisuudet, kuka tervehtii, opastaa ja ohjaa, kuljetusten varmistaminen.

8. Kokouspäivänä

• Kaikkien kokousjärjestelyjen tarkistus.
• Kokoustilojen tarkistus, huonelämpötilojen säätö.
• AV-laitteiden toiminnan tarkistus.
• Ilmoittautumispaikan kunnostus.
• Informoi kokouspaikkaa/hotellia kaikista muutoksista agendassa.

9. Kokouksen jälkeen

• Yhteenveto kokouksesta, esitysreferaatit, kuvakollaasit.
• Yhteenveto kokousarviosta.
• Kiitoskirje esiintyjille.
• Laskujen tarkistus.

Ajoita oikein

• Aivomyrsky: 1-2 tuntia aihealue.
• Tulos- ja kehitysraportit: 16 minuuttia per puhuja.
• Pienryhmätyöskentely: 45–90 minuuttia riippuen tavoitteista ja käsiteltävien asioiden määrästä.
• Tauot: 20 minuuttia pienryhmille, 30 minuuttia suuremmille ryhmille.