Kokouksen sisältö

1. Varaa riittävästi aikaa kokouksen suunnittelulle.

• Suurten kokousten suunnittelussa tarvitaan vähintään yhdeksän kuukauden suunnittelujakso hyvien tuloksien varmistamiseksi.
• Suunnittele ja vaadi riittävät deadlinet tarvittavalle kokousmateriaaleille. Alustusten tekijät eivät usein huomioi omissa deadline-asetteluissaan sitä, että kokouksen järjestäjän tulee jakaa ko. aineisto esim. paneelikeskusteluun osallistuville riittävän ajoissa etukäteen. Määritä kaikille osallistujille käytettävät tiedostomuodot ja lähetystavat: esim. tekstit word - tai rtf -muodossa, kuvat jpg - tai tiff -muodossa. Suuremmat tiedostot pdf -muodossa jne. Selvitä kuinka suuria tiedostoja pystyt vastaanottamaan sähköpostitse.
• Hanki julkaisulupa sellaiselle aineistolle, jota aiot julkaista esim. kokoustiedotteessa.
• Jos keskustelu on kokouksen keskeinen osio, lähetä osallistujille keskustelua koskevat aineistot/perustiedot pari viikkoa etukäteen. Valmistaudu viime hetken keskustelijamuutoksiin, vaihtoehdot valmiiksi.
• Tuota ja jakele yhteenveto kokouksen aineistosta. Kirjallinen yhteenveto täydentää kokouksen antia. Varaa aikaa yhteenvedon tekemiseen ja jakeluun välittömästi kokouksen jälkeen. Jos tarvitset osallistujien aineistojen lisäksi kattavamman yhteenvedon kokouksesta käytä ammattitoimittajan apuna, ohjaa työtä deadlinen asettamisella.
• Valmistaudu jakelemaan ja tuottamaan kokousmateriaali eri tiedostomuodoissa.

2. Valitse tehokkain kokousmuoto.

• Kokoa pääasioiden ja –linjausten esittäjät yhteen tilaan ja tehosta vuorovaikutusta.
• Siirrä painopiste esitelmistä keskusteluun. Mitä perehtyneempi yleisö, sitä vähemmän tarvitaan aikaa luennointiin ja enemmän keskusteluun. Varaa alustajille, joiden esitystä seuraa yleisökeskustelu, yhtä pitkä esitysaika. Näin erityisesti, jos alustuspaperit on voitu jakaa osallistujille etukäteen. Jos keskusteluun ja sosiaalisen kanssakäymiseen tarvitaan enemmän aikaa, lyhennä esitysajat tiukoiksi yhteenvedoiksi jaetusta materiaalista.
• Päätä onko pienryhmille varattavasta lisäkeskusteluajasta hyötyä tavoitteen kannalta.
• Vaihtele kokousmuotoa. Käytä tarkoituksen mukaan koko yleisöä, pienryhmiä, väittelyjä, paneeleja, kahdenkeskisiä konsultaatioita ym. tavoitetta tukevia käytäntöjä.
• Sovita osallistujien määrä kokouksen tavoitteisiin. Päätöksenteossa maksimi 13 henkilöä, aivoriihessä maksimi 30 henkilöä, koulutus maksimi 20 henkilöä.

3. Valitse oikeat puhujat ja puheenjohtajat.

• Esiintyjien huolellinen valinta on tärkeää – suuri yleisö edellyttää hivenen teatteria. Anna tarkka tavoitekuvaus puhujalle ja rajaa esiintymisaika, pääpuhujalle 15–30 minuuttia. Ole mukana kenraaliharjoituksessa tai lue läpi esitysluonnokset.
• Rajoita puhujien käyttämien piirtoheitin/PowerPoint-kalvojen määrä enimmillään 6 kappaleeseen esityksen 15–20 minuuttia kohti. Tämä pakottaa puhujan pysymään pääasiassa ja kirjoittamaan esityksensä ennen kokousta.
• Ennen suuria kokouksia, ohjeista puhujat lähettämällä heille esimerkit, millaisia kalvojen tai PowerPoint-esityksen pohjia haluat heidän käyttävän.
• Huolehdi, että (kokemattomat) esiintyjät saavat ohjausta siitä, että heidän esityksensä ovat kaikkien osallistujien ymmärrettävissä.
• Aikataulussa pysymiseksi ohjaa/valvo yksittäisiä puheenvuoroja. Varmista, että puhuja tietää hänelle varatun esitysajan ja viestitä, koska varattu aika on loppumassa.

4. Valmistele realistinen työjärjestys kokoukselle.

• Pidä agenda kurissa. Kokouksen pituuden pitää kasvaa vain osallistujien aktiviteetista.
• Luonnostele työjärjestys, sen jälkeen käy läpi sen osiot ja kaksinkertaista jokaiseen osioon varattu aika ja supista/fokusoi kunkin osion aihepiiriä.
• Maksimiaika minkä ihmiset pystyvät keskittymään on 5-6 tuntia. Käy läpi kokouksen agenda vielä kerran ja varmista ajan riittäminen.
• Varaa riittävästi aikaa kysymyksille. Peukalosäännön mukaan minuutti esitysaikaa tarvitsee minuutin kysymyksille. Valmistele ryhmäkeskustelukysymyksiä, jotta saat potkaistuksi asiat liikkeelle.
• Varmista riittävän pitkät tauot – 20–30 minuuttia. Tauot ovat tärkeää ryhmätyöskentelyaikaa, pienryhmätyöskentelyssä osanottajilla on mahdollisuus seurata aiheiden synnyttämää keskustelua tai olla yhteydessä työpaikalleen.
• Aloita aivoriihi aterialla tai yhteistilaisuudella, jolloin esittelyt tapahtuvat ennen kokousta. Yhteinen illallinen on hyvä johdanto – seuraava päivä on varattu pääasioille.
• Vältä koko päivän kestävää luentosarjaa suurissa tiloissa. Riko luentorytmi erityisesti iltapäivisin.
• Aloita ja lopeta aikataulun mukaan.

5. Pidä luentotila piristävänä. 

• Vaihtele kalusteiden järjestystä päivittäin, jos ryhmä kokoontuu useina päivinä samassa huoneessa.
• Lisää vuorovaikutusta istumajärjestyksellä, pyöreän pöydän ääressä, työryhmäparvissa jne. Laita varattu -laput takarivin paikoille, jotta saat osallistujat eteen.
• Lisävarusteilla saadaan esiintyjän ääneen ja esitykseen tehoa.

6. Kysy mielipiteet/arviot kokouksesta.

• Arviointi auttaa seuraavien kokouksien suunnittelua. Kysy mielipiteitä seuraavien kokousten sisällön suuntaamiseksi sekä esiintyjien valitsemiseksi. Kysy kokousmuodosta, palautteesta yleensä ja erityisesti sisällöstä ja suosituksista kokousta täydentäviksi aiheiksi.
• Varaa riittävästi aikaa arvioinnille ennen kokouksen päättämistä, muuten osallistujat lähtevät täyttämättä kyselylomaketta.