Kokouspaikan tarkistuslista

Tarkistuslomake (33 kt)

Tavoitteena on valita paras paikka, joka vastaa ryhmän, kokouksen tavoitteiden ja budjetin tarpeisiin. Tätä varten on tietenkin tiedettävä tavoitteet ja budjetti.

On myös hyvä tietää joitain asioita ryhmästä: osallistujien taustat (ikä, sukupuolijakauma, koulutus, mieltymykset, asuinpaikka, jne.), ohjelman koostumus (kokousmuodot ja vapaa-ajan toiminta), yöpymis- ja kokoustilavaatimukset, saapumis- ja lähtemisaikataulut ja järjestykset, kokouspaikan kriteerit (lomakohde, kokouskeskus, kaupunki, jne.), kokoushistoria ja organisationaaliset käytännöt.

Tarkistettavan paikan täytyy olla sopiva ryhmälle ja budjetille, haluttujen päivien täytyy olla vapaita ja kiinteistössä ei saa olla remonttia juuri ennen kokousta tai samaan aikaan sen kanssa.

Kun kaikki pohjatieto on kasassa, voidaan suorittaa kokouspaikan seikkaperäinen tarkistus. Seuraavassa huomioitavia kohtia:

1. Mikä on kiinteistön fyysinen kunto, sisältä ja ulkoa? Mikä on ympäröivän alueen tila?
2. Onko ympäristö turvallinen ja hyvin valaistu iltaisin/öisin?
3. Vaikuttavatko työntekijät ystävällisiltä ja nauttivan työstään?
4. Millaiset liikenneyhteydet ovat paikkaan esim. lentokentältä?
5. Mikä on etäisyys ja matkustusaika lentokentälle?
6. Saitko positiivisia kommentteja suosittelijoilta?
7. Mitä vapaa-ajanviettomahdollisuuksia on paikalla ja lähiympäristössä? Mitkä ovat niiden aukioloajat ja hinnat?
8. Mitä paikallisia nähtävyyksiä on ja voiko niissä järjestää erikoistilaisuuksia tai tutustumiskierroksen?
9. Järjestääkö paikka kuljetuksia kaupunkiin tai lähiympäristöön?
10. Onko paikalla businesskeskusta? Mitkä ovat aukioloajat? Mitä palveluita on mahdollista saada aukioloaikojen ulkopuolella?
11. Onko paikalla AV-ryhmää ja laitteita? Paljonko niiden käyttö maksaa?
12. Kuinka monta yleistä käymälää on ja kuinka monta ihmistä niihin mahtuu?
13. Kuinka monta yleisöpuhelinta on ja missä ne sijaitsevat?
14. kuinka monta ravintolaa on ja mitkä ovat niiden keskihinnat? Mitkä ovat huonepalvelun aukioloajat?
15. Kuinka pitkä matka on lähiympäristön ravintoloihin?
16. Onko paikalla kuntoklubia? Mitkä ovat aukioloajat ja millaisia välineitä on saatavilla?
17. Kuinka monta parkkipaikkaa on ja ovatko ne vartioituja?
18. Mitä palveluita alueellinen matkailukeskus tarjoaa?
19. Onko paikalla ensiaputaitoista henkilökuntaa ja mitkä ovat heidän käytäntönsä hätätilanteissa? Onko huoneissa ohjeet hätätilanteiden varalle?
20. Onko kaupungissa samaan aikaan muita suuria ryhmiä? Onko kokouspäivinä muita päällekkäisiä tapahtumia?
21. Mitä muita ryhmiä on paikalla samaan aikaan kun kokous järjestetään?
22. Ovatko kokoushuoneet äänieristettyjä?
23. Onko kokoushuoneissa kiinteitä tai muita esteitä, jotka haittaavat järjestelyitä?
24. Missä kunnossa ovat tuolit, verhoilu ja pöytäliinat?
25. Voiko huoneissa yöpyä useampi henkilö?
26. Voiko huonelaskun jakaa henkilöiden kesken?
27. Ovatko yöpymishuoneet valoisia ja siistejä?
28. Onko tiloissa sprinklerijärjestelmä?
29. Onko liikuntaesteisillä mahdollisuus liikkua helposti tiloissa?
30. Onko talossa kiertävä turvamies? Kuinka usein huoneiden lukot sarjoitetaan uudelleen?
31. Onko paikalla tarpeeksi hissejä takaamaan sujuvan liikkumisen kokousten välillä?
32. Kuinka siistit ovat kiinteistön työtilat (kaikki paikat minne vieraat eivät pääse)?
33. Mikä on keittiön ja kokoushuoneen etäisyys?
34. Mikä on kiinteistön työtilojen melutaso? Häiritseekö se kokouksia?
35. Mitkä ovat ruokien ja juomien hinnat eri paikkojen välillä?
36. Mikä on huoneen hinta?
37. Veloitetaanko ruokailutilasta erikseen?
38. Voiko huoneissa järjestää cocktail-tilaisuuksia tai muita pienempiä tilaisuuksia?
39. Voidaanko odottelutiloissa tarjoilla aamiaista useammalle kuin yhdelle ryhmälle?
40. Onko paikalta ilmaista kuljetusta lentokentälle?
41. Onko paikalta tai lähiympäristöstä mahdollisuutta vuokrata autoja?
42. Missä on lähin toimistotarvikeliike?