Kokoushuoneen järjestelyt

Huoneen tilajärjestelyjä tehtäessä on syytä huomioida muutama seikka:

• Osanottajat tahtovat tuntea kuuluvansa joukkoon ja että he jakavat saman kokemuksen kuin muutkin osallistujat.  Jos osanottajat ovat liian hajallaan he tuntevat olonsa “eksyneeksi”, jos he taas ovat liian lähekkäin he tuntevat olonsa “ahdistuneeksi”.
• Kaikkien osanottajien tulisi helposti nähdä ja kuulla toiset osanottajat.
• Osanottajilla täytyisi olla esteetön näkymä esitysmateriaaliin.
• Osanottajilla täytyy olla mahdollisuus poistua helposti huoneesta toisia häiritsemättä.
• Istuessa, mikään osa tuolista tai ihmisestä ei pitäisi koskea toiseen huonekaluun tai ihmiseen.
• Jos osallistujien täytyy tehdä muistiinpanoja, täytyy heillä mieluiten olla pöytäliinattomat pöydät.

Huonejärjestykset

Kuva: Huonemuodot (22,6 kt)

U-muoto – Huoneesta riippuen tämä muoto tarjoaa tilat noin 14 – 32 hengelle ja sitä käytetään usein kokouksissa joissa on esitys. Kokousta vetävä henkilö on usein keskellä U:ta tai U:n liittymäkohtaa.

Pyöreä – Keskimäärin pöytien ympärille mahtuu noin 8 – 10 tuolia. Tämä asetelma on yleisin muodollisilla lounailla tai ryhmäkeskusteluissa. Asetelma toimii myös, jos huoneeseen täytyy mahduttaa enemmän ihmisiä.

Konferenssi – Tämä on standardiasetelma pienemmissä konferenssihuoneissa. Toimii hyvin alle 12 hengen kokouksissa.

Luokkahuone – Normaalisti asetelmassa on 1,5 m pöytä ja kaksi tuolia. Sopii hyvin suuriin kokouksiin, joissa on monia puhujia ja joissa tehdään muistiinpanoja. Asetelma vaatii todella paljon tilaa; 75 cm osanottajaa kohden ja 75 – 90 cm rivien väliin.

Ontto neliö – Riippuen huoneesta tämä muoto tarjoaa tilat 12 – 42 hengelle ja sitä käytetään usein tilan maksimointiin kokouksissa joissa on esitys. 

Teatteri – Käytetään suurissa kokouksissa, joissa on puhuja paikalla. Toimii parhaiten, mikäli osanottajat eivät tee muistiinpanoja. Kannattaa myös muistaa, ettei ahda liikaa tuoleja huoneeseen vaan jättää tilaa tuolien ja rivien väliin: minimissään 7,5 – 15 cm tuolien väliin ja 60 – 75 cm edessä olevan tuolin selkänojasta istuimen etuosaan. Jos käytetään projektoria, täytyy varmistua siitä, että katto on tarpeeksi korkea.